BAB II ANALISA SISTEM

                  Tinjauan Sistem Berjalan

                  Pelaksanaan Kegiatan PMB

Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) Universitas Muhammadiyah Cirebon merupakan  agenda tahunan kampus yang dilakukan Universitas Muhammadiyah Cirebon. Pada tahun ini Universitas Muhammadiyah Cirebon membuka dan  menyebarkan  informasi  seluas-luasnya dengan tujuan untuk memberikan informasi kepada calon mahasiswa tentang kampus Universitas Muhammadiyah Cirebon. Sebelumnya  Universitas Muhammadiyah Cirebon  hanya  melakukan kegiatan pendaftaran secara manual, mulai tahun depan Universitas Muhammadiyah Cirebon berencana untuk melakukan penerimaan mahasiswa baru dengan sistem online.

Universitas Muhammadiyah Cirebon memiliki 4 fakultas yang siap menerima calon mahasiswa baru. Program studi tersebut adalah Fakultas Teknik , Fakultas pendidikan, Fakultas Managemen, Fakultas Kesehata yang terdiri dari kelas regular dan karyawan. Animo masyarakat untuk masuk ke Universitas Muhammadiyah Cirebon sangat besar,  ini dapat dilihat dari begitu banyaknya calon mahasiswa yang mendaftar tahun ini.

                  Persyaratan Pendaftaran

Untuk melakukan pendaftaran calon mahasiswa diwajibkan membawa persyaratan sebagai berikut :

1.            Photo Copy STTB/STK dan DANUN/NEM SMA/SMK/MA

1.            Mengisi dan mengajukan formulir pendaftaran

2.            Menyerahkan uang pendaftaran sebesar Rp.150.000,-

3.            Pas photo berwarna : 2 x 3 (3 lbr) dan 3 x 4 (3 lbr)

                  Prosedur Sistem Berjalan

Untuk menghasilkan rancangan sistem baru yang diasumsikan dapat memperbaiki kinerja sistem yang ada, tahap pertama yang harus dilakukan adalah dengan memelajari dan mengevaluasi prosedur sistem yang sedang berjalan. Pemahaman terhadap sistem yang telah ada atau yang sedang berjalan dilakukan dengan melakukan pengamatan terhadap bagaimana sistem tersebut berjalan. Setelah itu, data dan arus informasi  mengenai  sistem  bersangkutan  dapat diperoleh dengan melakukan penelitian secara terperinci.

                  Prosedur Pendaftaran

Berdasarkan observasi yang telah dilakukan, prosedur pendaftaran yang sedang berjalan pada pelaksanaan PMB sebagai berikut :

1.            Pendaftar mengambil formulir pendaftaran dari panitia.

2.            Pendaftar mengisi formulir pendaftaran dan melengkapi persyaratannya.

3.            Pendaftar menyerahkan formulir yang telah terisi beserta kelengkapannya kepada panitia.

                           Prosedur Laporan Data Pendaftar

Berdasarkan observasi yang telah dilakukan, untuk prosedur pembuatan laporan data pendaftar yaitu selama kegiatan PMB dibuka, laporan data pendaftar akan selalu dicetak sesuai kebutuhan panitia PMB atau pada  saat  direktur  meminta.

                  Flowmap Sistem Berjalan

                  Analisis Masalah

Analisis masalah merupakan tahap evaluasi dan  peninjauan  terhadap  masalah yang akan dibahas pada penyusunan laporan  penelitian  hasil  kerja  praktek ini. Pembahasan pada sub-bab analisis ini meliputi analisis sistem yang sedang berjalan, pengguna, perangkat lunak, perangkat keras, dan kebutuhan data.

Setelah melakukan analisis dari hasil peninjauan sistem berjalan, ada  beberapa kelemahan dari sistem tersebut diantaranya:

1.     Pendaftar harus mengambil dan menyerahkan dokumen pendaftaran secara langsung kepada pihak Panitia PMB Universitas Muhammadiyah Cirebon.

2.     Proses pendaftaran secara manual kurang efektif dan efisien bagi pendaftar dan Panitia PMB.

3.     Penggunaan media kertas pada sebagian besar dokumen menyebabkan penumpukan kertas dan pemborosan dana.

Dari semua masalah yang ada, maka instansi merasa perlu  untuk  membangun sebuah aplikasi peneriamaan mahasiswa baru berbasis web yaitu aplikasi pendaftaran online sebagai upaya untuk mengatasi permasalahan  yang  telah diungkapkan diatas.

                  Analisis Fungsional

Sistem penerimaan mahasiswa baru selama ini masih dilakukan secara langsung yaitu pendaftar mengambil  formulir  pendaftaran,  mengisi  formulir secara manual dan melengkapi persyaratan kemudian menyerahkannya langsung kepada Panitia PMB. Panitia PMB memeriksa kelengkapan dokumen yang diberikan kemudian membuat laporan untuk diserahkan kepada direktur.

                           Analisis Pengguna

Di Politeknik Sukabumi terdapat sebuah dewan panitia yang menangani penerimaan mahasiswa baru, namun yang menggunakan aplikasi penerimaan mahasiswa baru berbasis web adalah beberapa orang panitia yang juga akan bertindak sebagai administrator. Dari pihak pendaftar, yang menggunakan aplikasi adalah siapa saja yang telah memenuhi persyaratan untuk mendaftar menjadi mahasiswa Universitas Muhammadiyah Cirebon.

Berikut ini tugas dan wewenang pengguna yang menggunakan aplikasi penerimaan mahasiswa baru berbasis web yaitu:

1.     Administrator

Fungsi               : Mengecek data dan merawat website.

Tugas                : Memberikan konfirmasi dan laporan data pendaftar.

Wewenang       : Menambah, mengubah, menghapus dan menampilkan data sesuai kebutuhan.

Tanggung Jawab : Menjaga validitas data.

2.     Pendaftar

Fungsi : Mendaftar secara online.

Tugas : Memasukkan data melalui borang yang tersedia. Wewenang : Menambah dan melihat data.

Tanggung Jawab : Memasukkan data yang valid.

Setelah melakukan analisis terhadap pengguna yang akan menggunakan aplikasi pendaftaran penerimaan mahasiswa baru berbasis web  ini,  maka  pengguna dapat dibedakan berdasarkan tingkat kebutuhan yaitu:

Pengguna	Tanggung Jawab	Tingkat Pendidikan	Tingkat Keterampilan	Pengalaman
Pendaftar	Merambah, mengakses, dan mendaftar	Minimal SMA atau sederajat	Mengetahui internet	Minimal menggunakan Internet Explorer
Administrator	Mengecek Utilitas aplikasi	Minimal D3	Mengerti basisdata dan pemrograman	Minimal menggunakan basisdata MySql dan PHP

Berdasarkan analisis yang dilakukan, petugas yang akan memepergunakan aplikasi sudah mengenal internet dan mengerti mengenai perangkat lunak  yang akan akan dibuat, namun petugas tersebut harus mempelajari  basisdata  lebih  lanjut. Hal tersebut dikarenakan para petugas harus bisa memasukkan data sendiri  ke basisdata tersebut. Bagi pendaftar tidak terlalu harus mengerti mengenai

aplikasi ini. Mereka hanya perlu mengikuti petunjuk yang ada dan harus mengenal internet terlebih dahulu.

                  Analisis Perangkat Lunak

Spesifikasi perangkat lunak untuk membangun aplikasi ini adalah sebagai berikut:

1.     Sistem operasi Windows 7.

2.     PHP untuk koneksi ke basis data dengan script PHP.

3.     Pengedit Teks untuk penulisan script PHP dengan Dreamweaver.

4.     Basis data MySQL.

5.     Perambah Internet Explorer versi 8.0.7600.16385

                  Analisis Perangkat Keras

Perangkat lunak yang dibutuhkan berdasarkan kebutuhan  minimal  yang harus terpenuhi antara lain:

1.     Server

                  Prosesor Core i3

                  RAM 4 Gb

                  Hard Disk 500 Gb

                  Mouse, Keyboard dan Monitor sebagai peralatan antarmuka

2.     Client

                  Prosesor Dual Core

              RAM 512 Mb

              Hard Disk 40 Gb

              Mouse, Keyboard dan Monitor sebagai peralatan antarmuka

                  Analisis Data

                  Analisis Kebutuhan Fungsional

                  Diagram Konteks Sistem Berjalan

Diagram konteks merupakan diagram alir data tingkat atas yang menggambarkan aliran-aliran data dalam sistem. Diagram konteks berfungsi menentukan model lingkungan yang dipresentasikan dengan lingkungan tunggal yang memenuhi seluruh sistem. Berikut ini merupakan diagram konteks sistem berjalan pada Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru di Universitas Muhamdiyah:

                 

DFD PMB LEVEL 0 

                  Perancangan

Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang akan dibuat maka langkah selanjutnya adalah membuat suatu perancangan sistem sebagai usulan pengembangan sistem. Pembahasan pada bab pereancangan ini meliputi perancangan data, perancangan antarmuka dan jaringan semantik.

perancangan sistem penerimaan mahasiswa baru berbasis web ini terbagi menjadi dua modul utama, antara lain :

a.      Modul Administrator

Modul ini digunakan oleh panitia PMB yang bertindak sebagai administrator, dimana pada modul ini terdapat fasilitas untuk perawatan website, melakukan penambahan, pengeditan, penghapusan serta penyimpanan pada data calon mahasiswa, dan informasi lain mengenai pendaftaran online.

b.     Modul Pendaftar

Modul ini digunakan oleh pendaftar atau calon mahasiswa, dimana pada modul ini terdapat fasilitas-fasilitas yang telah disediakan, antara lain :

1.      Mengisi formulir pendaftaran online

2.      Mengunggah Dokumen

3.      Mengunduh formulir yang telah terisi dan divalidasi

4.      Melihat informasi yang berkaitan dengan PMB

                  Perancangan Data

Setelah perancangan sistem, maka untuk mengimplementasikan sistem tersebut ke dalam bentuk yang lebih nyata, perlu dibangun basis datanya. Diperlukan 5 tabel untuk membuat basis data pendaftaran online pada Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas Muhammadiyah Cirebon Berbasis Web.