BAB VII DESAIN SISTEM SECARA UMUM

DESAIN SISTEM SECARA UMUM

                Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem merupakan persiapan dari desain terinci dan mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrograman komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasikan sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen.

 

Teknik desain sistem secara umum

Pada desain sistem informasi, semua teknik-teknik yang digunakan di tahap analisis sistem dapat juga digunakan pada tahap ini, misal flowchart dan formulir-formulir. Di samping itu terdapat beberapa teknik lain yang dapat diterapkan pada tahap desain sistem ini yiatu teknik sketsa (dilakukan dengan menggunakan lembar kosong untuk sketsa desain) dan prototyping (pembuatan asuatu model kerja dari sistem  final) secepat mungkin. Sistem prototype ini kemudian dapat diperiksa oleh user untuk menentukan apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan. Pendekatan prototype pada tahp desain sistem ini disebut dengan design by prototyping. Prototype di review olwh user, perubahan-perubahan baru kemudian di kembangkan. Proses ini disebut dengan prototype Loop

Desain komponen secara umum

Pada tahap ini, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram.

Komponen-komponen yang didesain adalah :

1. Desain model secara umum.

Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical system dan logical model. Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical system.

Logical model menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Model ini dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data ( Data Flow Diagram ). Sistem informasi dapat mempunyai metode-metode pengolahan data sebagai berikut:

1.      Metode pengolahan data terpusat (centralized data processing method) vs metode pengolahan data tersebar (distributed data processing method)

Metode pengolahan data terpusat merupakan metode yang memusatkan pengolahannya pada suatu tempat tunggal tertentu. Sedangkan metode pengolahan data tersebar memungkinkan tiap-tiap departemen untuk memasukkan data sendiri, mengolahnya sendiri bahkan menghasilkan output sendiri.

2.      Metode pengolahan kompulan (batch processing method) vs metode pengolahan langsung (online processing method)

Metode pengolahan kumpulan berarti pengolahan terhadap data yang dikumpulkan terlebih dahulu selama beberapa periode sehingga disebut juga dengan pengolahan periodik (periodic processing) / pengolahan tertunda (delayed processing). Periode waktu antara satu pengolahan dengan pengolahan berikutnya disebut dengan siklus pengolahan (processing cycles). Lamanya periode siklus pengolahan tergantung dari beberapa faktor yaitu volume dari transaksi, jumlah batch yang diinginkan dan kapasitas pengolahan yang tersedia. Istilah run merupakan terminologi yang telah diterima umum untuk menunjukkan tahapan-tahapan dalam pengerjaan pemrosesan. Ada 6 dasar run di dalam batch processing yaitu run konversi (conversion run), run koneksi (edit run), run pengurutan (sort run), run pemeliharaan file (file maintenance run), run pengutipan file (file extraction run) dan run penghasil laporan (report generation run). Metode pengolahan langsung disebut juga dengan transaction processing/continous processing. Metode ini mempunyai karakteristik yang tertentu yaitu transaksi yang terjadi secara segera dan langsung digunakan untuk memutakhirkan file induk. Pada online processing  dapat terdiri dari sebuah program pemrosesan saja, sedang pada batch processing dapat terdiri dari beberapa processing run.

 

b. Desain Output Secara Umum.
Output adalah keluaran yang dihasilkan oleh system informasi baik berupa media keras (kertas, microfilm) atau dimedia lunak (layer video: Monitor).
Tipe Output.
Tipe output ada 2 (dua) yaitu:
1. Output Internal : adalah output yang digunakan untuk mendukung kegiatan manajemen.
2. Output Exsternal: adalah output yang didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya.
Format Output.
Format output bisa berupa: Tabal, Grafik, Image dan Suara Langkah-langkah Desain Output Secara Umum.
1. Menentukan Kebutuhan Output Dari Sistem.
Kebutuhan ouput Sistem yang baru dapat ditentukan dalam DAD.
2. Menentukan Parameter dari Output.
Parameter ini meliputi: Tipe, Format, Media yang digunakan, alat output yang digunakan, jumlah tembusan, distribusi output dan periode output.
c. Desain Input Secara Umum.
Alat input yang digunakan sangat mempengaruhi desain input, adapun alat input dikalsifikasikan kedalam 2 golongan yaitu: Alat Input langsung dan alat input tak langsung.
Proses Input.
Proses input sangat tergantung dari alat input yang digunaka, tetapi proses input memiliki tahapan sbb:
1. Penangkapan Data ( Data Capture)
Proses mencatat kejadian nyata hasil suatu transaksi kedalam dokumen dasar.
2. Penyiapan Data ( Data Preparation).
Data yang telah ditangkap diubah kedalam bentuk yang dapat dibaca dengan mesin.
3. Pemasukan Data ( Data Entry ).
Merupakan proses membacakan atau memasukan data kedalam computer.
Tipe Input.
1. Input Internal : Input yang berasal dari dalam organisasi.
2. Input Exsternal : Input yang berasal dari luar organisasi.
Langkah-langkah Desain InputSecara Umum.
1. Menentukan Kebutuhan Input Dari Sistem.
Kebutuhan Input Sistem yang baru dapat ditentukan dalam DAD.
2. Menentukan Parameter dari Input
Parameter ini meliputi: Tipe, Format, Media yang digunakan, alat input yang digunakan, jumlah tembusan, distribusi input dan periode input.
d. Desain Database Secara Umum.
Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan disimpanan luar computer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya.
Tipe File.
Database dibentuk dari kumpulan file, adapun tipe file adalah sbb: 1. File Induk ( Master File)
File Induk adalah file yang tetap ada selama system dioperasikan.
a. File Induk Acuan : File induk yang relative jarang mengalami perubahan.
b. File Induk Dinamis: File induk yang datanya sering dimutakhirkan karena suatu transaksi. 2. File Transaksi ( Transaction File).
File yang digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi. 3. File Laporan ( Report File)
Yaitu file yang berisi informasi yang akan ditampilkan. 4. File Sejarah ( History File )
Yaitu file yang bersi data masa lalu dan catatan terjadinya suatu proses. 5. File Pelindung ( backup File)
Merupakan salinan file-file yang masih aktif dan digunakn sebagai cadangan jika database rusak. 6. File Kerja ( Working File )
File yang dibuat sementara untuk keperluan pekerjaan, setelah selasai maka dihapus lagi.
Akses dan Organisasi File
Akses artinya bagaiman suatu program computer akan membaca record-rcord data. Adapun organisasi file meliputi:
1. File Urut (Sequential file ): merupakan file dengan organisasi dan pengaksesan secara urut.
2. File Urut berindeks : Organisasi urut dengan akses secara langsung.
3. File akses langsung ( Direct access file) : merupakan file dengan organisasi acak( random) dengan pengaksesan secara langsung. Langkah-langkah Desain Database Secara Umum.
1. Menentukan kebutuhan file database untuk system.
File yang dibutuhkan ditentukan didalam DAD.
2. Menentukan Parameter file databse.
Parameter meliputi: tipe file, media penyimpan, organisasi file, field kunci.
e.

5. Desain teknologi secara umum

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu H/W, S/W dan teknisi (brainware)

Teknologi perangkat keras

Alat masukan

Adalah alat yang digunakan untuk menerima masukan baik berupa data maupun program. Alat input dapat digunakan dalam 2 golongan yaitu alat input langsung : input yang dimasukkan langsung diproses oleh CPU, tanpa lewat suatu media lainnya dan alat input tidak langsung : input yang dimasukkan tidak langsung diproses oleh CPU, tetapi dalam bentuk media yang tertentu.

Alat pemrosesan

Adalah alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data yang dimasukkan lewat alat input yang hasilnya akan ditampilkan di alat output.

Alat pemroses terdiri dari : CPU dan Main memory.

Alat output

Output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan ke dalam 4 macam bentuk yaitu : tulisan, image, suara, bentuk yang dapat dibaca oleh mesin dalam bentuk simbol yang hanya dapat dibaca dan dimengerti oleh komputer.

Simpanan luar

Main memory di dalam alat pemroses merupakan simpanan yang kapaitasnya tidak begitu besar dan umumnya bersifat volatile yaitu informasi yang dikandungnya akan hilang bila aliran listrik terputus. Kadang-kadang diperlukan suatu simpanan yang mempunyai kapasitas besar dan bersifat non volatile untuk menyimpan data dan program dalam kurunwaktu tertentu. Simpanan tersebut adalah eksternal memory. Simpanan luar dapat digolongkan ke dalam direct access storage device (DSSD)/alat simpanan pengaksesan langsung dan sequential access storage device (SASD)/alat simpanan pengaksesan urut.

Teknologi perangkat lunak

Perangkat lunak dapat dikategorikan ke dalam 3 bagian yaitu :

1.      Perangkat lunak sistem operasi : program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan dari sistem komputer

2.      Perangkat lunak bahasa: program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dimengerti oleh komputer.

3.      Perangkat lunak aplikasi :program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language S/W untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.

 

BAB VI DESAIN SISTEM

Seputar Pengertian Desain Sistem

Srikandi Rahayu

5 Comments

Sistem

Saturday, 22 February 2014

Desain Sistem
desain sistem dapat didefinisikan sebagai: “Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.”

Tujuan desain sistem
Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu:

1. Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Tujuannya lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya.

Pengertian Desain Sistem Menurut Para Ahli adalah
Menurut John Burch dan Garry Grudnitski dalam buku Analisa dan Desain, Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur adalah : "Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.”

Dari definisi diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa desain sistem adalah tahapan berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan dengan menyatukan beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh untuk memperjelas bentuk sebuah sistem.

Menurut Yavri D. Mahyuzir dalam bukunya Pengolahan Data menyebutkan beberapa langkah yang perlu dilakukan pada proses desain sistem adalah :

1. Menganalisa masalah dari pemakai (user), sasarannya adalah mendapatkan pengertian yang mendalam tentang kebutuhan-kebutuhan pemakai.
2. Studi kelayakan, membandingkan alternatif-alternatif pemecahan masalah untuk menentukan jalan keluar yang paling tepat.
3. Rancang sistem, membuat usulan pemecahan masalah secara logika.
4. Detail desain, melakukan desain sistem pemecahan masalah secara terperinci.
5. Penerapannya yaitu memindahkan logika program yang telah dibuat dalam bahasa yang dipilih, menguji program, menguji data dan outputnya.
6. Pemeliharaan dan evaluasi terhadap sistem yang telah diterapkan.

Langkah-langkah dalam Desain Sistem

1. Tahap Perencanaan
2. Mendefinisikan Masalah ,Sistem yang berjalan dan Sistem yang diusulkan
3. Menentukan tujuan sistem
4. Mengidentifikasikan kendala sistem
5. Membuat studi kelayakan (TELOS)
6. Keputusan ditolak/diterima

Tahap Analisis

1. Membuat struktur organisasi
2. Mendefinisikan kebutuhan informasi
3. Mendefinisikan kriteria kinerja system

Tahap Design

1. Menyiapkan rancangan
2. Membuat Context Diagram
3. Membuat DFD
4. Membuat IOFC
5. Membuat ERD
6. Merancang Kamus Data
7. Membuat FlowChart
8. Merancang File (master, input, proses, temporary)
9. Merancang Dialog Input
10. Merancang Dialog Output  
11. Menyiapkan konfigurasi system

Tahap Penerapan

1. Menyiapkan hardware dan software.
2. Implementasi Pemrograman
3. Testing
4. Cutover

Tahap Penggunaan

1. Audit Sistem
2. Memelihara Sistem

BAB V TEKNIK PENGUMPILAN DATA

Sumber Data Dan Metode Pengumpulan Data

Ada dua sumber data dan metode pengumpulan data, dua hal tersebut yaitu :

1.   Data Primer

• Data penelitian yang diperoleh sendiri melalui
• Wawancara, Observasi, Tes,
• Kuesioner (Daftar Pertanyaan)
• Pengukuran Fisik
• Percobaan Laboratorium

2.   Data Sekunder

• Data yang diperoleh dari sumber kedua, dokumentasi lembaga
• Biro Pusat Statistik (BPS)
• Rumah sakit
• Lembaga atau institusi

Metode Pengumpulan Data

1. Teknik wawacara

Wawancara ( interview ) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data / fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi . wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara ( interviewer ) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai ( interviewee ).

Pengambilan data melalui wawancara /secara lisan langsung dengan sumberdatanya, baik melalui tatap muka atau lewat telephone, teleconference. Jawaban responden direkam dan dirangkum sendiri oleh peneliti.

A. Mempersiapkan wawancara

1. Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu.
2. Utarakan maksud dari wawancara.
3.  Aturlah waktu yang paling tepat supaya tidak menggangu kerja dari orang yang diwawancarai.
4.  Buatlah jadwal wawancara terlebih dahulu, bila wawancara akan dilakukan beberapa kali atau oleh pewawancar yang berbeda dan orang yang diwawancarai juga berbeda.
5. Buatlah suatu panduan wawancara ( interview guide ) supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar. Interview guide adalah daftar pengecekan ( checklist ) dari pertanyaan – pertanyaan yang akan diajukan oleh pewawancara serta penjadwalan waktunya.

 B.      Melakukan wawancara

1. Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya anda.
2. Menjelaskan apa tujuan dari wawancara ini dan hubungan dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan.
3. Menjelaskan peranan – peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai dari hasil wawancara ini.
4. Jagalah suasana wawancara tetap santai, tetapi terarah dan menyenangkan.
5. Mintalah pendapat – pendapat atau ide – ide tambahan yang mungkin belum diungkapkan.
6. Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman – rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada yang diwawancarai untuk membetulkan bila ada hal – hal yang tidak sesuai.
7.  Ucapkan terima kasih bila wawancara telah selesai serta mintalah kesediaan kembali untuk dihubungi atau untuk diadakan wawancara lagi bilamana perlu.

2. Teknik observasi

Observasi atau pengamatan merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan.

Pengamatan melibatkan semua indera (penglihatan, pendengaran, penciuman, pembau, perasa). Pencatatan hasil dapat dilakukan dengan bantuan alat rekam elektronik

A.  Petunjuk melakukan observasi

Untuk melakukan observasi, hal-hal berikut ini harus dilakukan :

1.  Rencanakan terlebih dahulu obsevasi yang akan dilakukan, meliputi :

• Apa yang akan diobservasi,
•  Dimana letak lokasi observasi,
• Kapan observasi akan dilakukan,
• Siapa yang melaksanakan observasi ini,
• Siapa yang akan diobservasi,
• Bagaimana melaksanakan observasi ini.

2.  Minta ijin terlebih dahulu dari manajer atau pegawai-pegawai yang terlibat

3.  Bertindaklah dengan rendah hati (low profile)

4.  Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung

5.  Kaji ulanglah hasil obsevasi dengan individu-individu yang terlibat

3. Teknik quisioner ( pertanyaan )

Adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Daftar pertanyaan ini kemudian akan dikirimkan kepada responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka.penggunaan daftar pertanyaan ini mendapat banyak kritikan karena diragukan hasilnya. Akan tetapi untuk mengumpulkan data dari jumlah sumber yang banyak, cara ini lebih efisien dibandingkan teknik pengumpulan data yang lain.

Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang ditujukan kepada responden. Jawaban responden atas semua pertanyaan dalam kuesioner kemudian dicatat/direkam

4. Dokumen

Pengambilan data melalui dokumen tertulis mamupun elektronik dari lembaga/institusi. Dokumen diperlukan untuk mendukung kelengkapan data yang lain.

Lihat ini juga

Interview

1. Kuasai latar belakang masalah pokok (kenali topik)
2. Tetapkan apa yang ingin Anda ketahui (susun daftar pertanyaan)
3. Kenali nara sumber Anda, sehingga saat wawancara tidak canggung.
4.  Jadilah pendengar yang baik saat wawancara.
5.  Jangan pernah berdebat dengan nara sumber.
6.  Catat hal-hal yang penting, agar memudahkan Anda dalam mentranskrip hasil wawancara.
7. Saat wawancara, pakailah acuan dalam pertanyaan. Nara sumber akan menghargai Anda bila Anda menguasai pokok masalah yang Anda tanyakan padanya.
8. Ajukan pertanyaan yang singkat, padat, langsung ke persoalan, tapi pertanyaan harus dapat dimengerti oelh nara sumber.
9.   Ajukan pertanyaan yang meminta nara sumber untuk bepikir. Pertanyaan yang baik berawal dengan kata mengapa.
10.  Bila nara sumber menjawan “ya” atau “tidak” tanyakan mengapa?
11. Ajukan pertanyaan yang konseptual, yang bertalian dengan gagasan sentral, runut, dan langsung ke inti persoalan.
12.  Ajukan pertanyaan yang berorientasi ke masa depan.

Etika Wawancara

•  Identifikasi diri dengan menyebutkan nama dan nama organisasi Anda untuk wawancara resmi.
• Jelaskan maksud dan topic wawancara pada nara sumber Anda.
•  Bila membuat janji, datanglah tepat pada waktu yang dijanjikan.
• Off the record, hormati permintaan nara sumber, bila suatu keterangan diminta untuk tidak disiarkan.
• Attribusi sumber, hormati permintaan sumber bila nama dan kedudukannya tidak ingin disebut.
•  Namun yang paling penting dalam wawancara adalah, mengajukan pertanyaan yang tepat. Karena sebuah pertanyaan yang tepat akan menghasilkan jawaban yang memuaskan, bermakna, dan bernilai.
• Untuk meningkatkan kemampuan Teknik Wawancara anda, perbanyak pengalaman dalam hal wawancara.

Obsevasi

A. Teknik Pencatatan Narative

Teknik pencatatan naratif merupakan salah satu teknik pencatatan observasi yang dapat membantu observer dalam mendeskripsikan perilaku alami subyek. Dalam pencatatan naratif tersebut pengat tidak boleh melakukan interpretasi secara menyeluruh dan kejadiannya hendaklah menggunakan prosedur pencatatan kuantitatif. Teknik pencatatan naratif dapat dilakukan dengan dua cara pencatatan, yaitu berdasarkan anecdotal recording dan running recording. Anecdotal recording merupakan sebuah pencatatan yang tidak membutuhkan . mencakup apapun yang relevan bagi observer. Running recorning merupakan pencatatan data dimana observer mencatat ketika fokus perilaku yang dikehendaki muncul.

B. Teknik Interval Recording

Sattler (2002) menjelaskan bahwa interval recording biasa juga disebut dengan time sampling, interval sampling, atau interval time sampling, dimana pencatatan tersebut merupakan salah satu teknik observasi yang berfokus pada perilaku spesifik dalam interval waktu tertentu. Dalam interval recording, pencatatan dilakukan pada perode interval yang sama dan observer mencatatan sejumlah perilaku yang muncul selama interval tertentu.

C.  Teknik Even Recording

Teknik event recording atau biasa dikenal dengan nama even sampling, dimana observer dapat mencatat sebuah kejadian pada perilaku spesifik atau pada even yang terjadi selama periode observasi.

D. Teknik Rating Recording

Sattler (2002) menjelaskan bahwa pada rating recording, observer merate perilaku pada skala atau checklist, yang terkadang pada akhir periode observasi. Setelah skala dirancang, observer dapat mengindikasikan derajat (a). Atribut yang telah diobservasi (e.g comparatif, agresif) atau (b). Kita merasa atribut tersebut terdapat pada subyek. Nilai yang dihasilkan berupa nilai ordinal.

BAB IV ANALISA SISTEM

BAB IV. Analisa Sistem

I.     Definisi Analisa Sistem

Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan

II.     Langkah-langkah Dalam Analisa Sistem

Langkah-langkahnya:

1.        Identify: mengidentifikasi masalah

Ada 3 langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini, yaitu:

a.         Mengidentifikasi Penyebab Masalah

b.         Mengidentifikasi Titik Keputusan

c.         Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

2.        Understand: memahami kerja dari sistem yang ada

Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian:

a.         Menentukan jenis penelitian

b.        Merencanakan jadwal penelitian

c.         Membuat penugasan penelitian

d.        Membuat agenda wawancara

e.         Mengumpulkan hasil penelitian

3.        Analyze: menganalisis sistem

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis:

a.         Kelemahan dari sistem lama tersebut

b.        Kebutuhan informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen

4.        Report: membuat laporan hasil analisis

Isinya adalah:

a.         Alasan melakukan analisis sistem

b.        Menguraikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem lama

c.         Mengidentifikasi penyebab masalah

d.        Mengidentifikasi titik keputusan

e.         Menguraikan penelitian yang dilakukan

f.         Menguraikan hasil analisis

g.         Kesimpulan analisis

III.     Menganalisis hasil penelitian pada sebuah objek penelitian (Rumah Sakit)

Perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) masih belum lancar dan banyak rumah sakit mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa hambatan dan kendala.

Permasalahan yang menjadi penghambat dan kendala dalam perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR), menjadi tantangan tersendiri bagi para pengembang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) ini. SetiapRumah sakit harus memahami betapa pentingnya manajemen informasi bagi perkembangan Rumah Sakit. Terdapat dua alasan utama mengapa terdapat perhatian yang besar terhadap manajemen informasi, yaitu meningkatnya kompleksitas kegiatan rumah sakit dan meningkatnya kemampuan komputer. Dengan tersedianya informasi yang berkualitas, tentunya juga mendorong pegawai untuk meningkatkan kemampuan kompetitif (competitive advantage) Rumah sakit.

Penyelesaian yang harus dilakukan oleh Rumah Sakit dalam menghadapi permasalahan dan kendala dari pengembangan Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMR) adalah dengan memberikan pemahaman kepada setiap anggota organisasi mengenai pentingnya Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIM), memberikan pelatihan yang intensif kepada pengguna Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMR), dan memberikan insentif kepada setiap pegawai yang dapat memanfaatkan Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMR) dengan lebih optimal.

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang penting di dalam suatu organisasi. Sistem informasi sangat mempengaruhi secara langsung dalam pengambilan keputusan, membuat rencana, dan mengelola pegawai, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Untuk itu, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan.

Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis organisasi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya.

Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya. Hubungan ini menjadi sangat penting saat manajemen mempunyai rencana ke depan. Kegiatan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang biasanya sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya. Misalnya, dalam peningkatan produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan kualitas dari sistem informasi organisasi.

Pengembangan dan pengelolaan sistem saat ini membutuhkan partipasi banyak pihak di dalam Rumah Sakit, jika dibandingkan peran dan partisipasi pada periode-periode yang lalu.

Dengan meningkatnya kecenderungan organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam Rumah Sakit dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, pemerintahan, swasta, dan bahkan informasi mengenai perkembangan politik terakhir.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam rumah sakit karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer tersebut.

1.      Kelemahannya:

a.       Pemahaman para pemakai tentang komputer yang masih kurang

b.      Pemahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen yang masih minim

c.       Relatif mahalnya harga perangkat komputer

d.      Ambisius para pengguna yang terlalu yakin dapat membangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapat mendukung semua lapisan pegawai

2.        Kebutuhan informasi bagi user & pihak manajemen

a.       Informasi data pasien yang meliputi :

·         Data pribadi pasien termasuk riwayat kesehatan pasien sebelumnya

·         Tarif yang dikenakan pada pasien

·         Informasi mengenai status pembayaran pasien

b.      Informasi tarif rumah sakit yang meliputi :

·         Tarif rawat jalan dari tiap dokter di rumah sakit

·         Tarif rawat inap termasuk di dalamnya tarif untuk kamar, obat-obatan dan sebagainya.

·         Tarif pemeriksaan Medical Checkup

c.       Informasi bagi direktur rumah sakit yang meliputi :

·         Laporan pendapatan dari rawat jalan bulanan

·         Laporan pendapatan dari rawat inap bulanan

·         Laporan bagi hasil jasa dokter baik dari rawat jalan dan rawat inap

·         Laporan tunggakan pasien yang belum melunasi biaya rumah sakit

3.        Laporan Hasil Analisis:

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) merupakan bidang yang harus dikembangkan oleh setiap Rumah Sakit yang ada di Indonesia. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) sangat cepat dan pesat, untuk itu setiap Rumah Sakit harus dengan cepat untuk dapat beradaptasi dengan teknologi ini.

Permasalahan yang menghambat dan menjadi kendala bagi pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) di Indonesia bukan menjadi penghalang bahwa teknologi ini tidak digunakan dan dikembangkan. Setiap Rumah Sakit yang memiliki hambatan dan kendala dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) harus dengan cepat mengatasi dan menyelesaikannya dengan memberikan pemahaman, pelatihan dan insentif kepada setiap pegawai yang memanfaatkan Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMR) dengan lebih optimal.

Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) yang optimal, maka akan memberikan banyak benefit bagi Rumah Sakit tersebut

BAB III KEBIJAKAN & PERANCANGAN SISTEM

BAB 3 KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

                                                 

BAB III. Kebijakan dan Perencanaan Sistem

I.     Definisi Kebijakan dan Perencanaan Sistem

A.       Definisi KebijakanSistem

Kebijakan sistem merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem.

B.       Definisi Perencanaan Sistem

Perencanaan Sistem adalah proses membuat sebuah Laporan Perencanaan Sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.

II.     Proses Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu:

1.      Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi:

a.       Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

b.      Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

c.       Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

d.      Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

e.       Menentukan prioritas proyek-proyek sistem

f.       Membuat laporan perencanaan sistem

2.      Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan, meliputi:

a.       Menunjuk team analis

b.      Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3.      Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi:

a.       Melakukan studi kelayakan

b.      Menilai kelayakan proyek sistem

c.       Membuat usulan proyek sistem

d.      Meminta persetujuan manajemen

III.     Studi Kelayakan

1.      Definisi Studi Kelayakan

Studi Kelayakan            adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak.

2.      Faktor-faktor yang perlu dinilai dalam studi kelayakan

a.        Ekonomi Kelayakan

Ekonomi adalah metode yang paling sering digunakan untuk mengevaluasi efektivitas sistem baru. Lebih dikenal sebagai biaya / manfaat analisis, prosedur ini adalah untuk menentukan manfaat dan penghematan yang diharapkan dari sistem kandidat dan membandingkan mereka dengan biaya. Jika manfaatnya lebih besar daripada biaya, maka keputusan dibuat untuk merancang dan mengimplementasikan sistem. Seorang pengusaha yang akurat harus mempertimbangkan biaya versus manfaat sebelum mengambil tindakan.

Biaya studi berbasis: Sangat penting untuk mengidentifikasi faktor-faktor biaya dan manfaat, yang dapat dikategorikan sebagai berikut: Biaya pengembangan dan Biaya operasi. Ini adalah analisis biaya yang akan dikeluarkan dalam sistem dan manfaat diturunkan keluar dari sistem.

Waktu studi berbasis: Ini adalah analisis dari waktu yang dibutuhkan untuk mencapai pengembalian investasi. Nilai masa depan dari proyek adalah juga merupakan faktor.

b.        Hukum Kelayakan

Menentukan apakah sistem yang diusulkan konflik dengan persyaratan hukum, misalnya sistem pengolahan data harus sesuai dengan Kis Perlindungan Data setempat.

c.         Operasional Kelayakan

Kelayakan operasional adalah ukuran dari seberapa baik sistem yang diusulkan memecahkan masalah, dan mengambil keuntungan dari kesempatan yang diidentifikasi selama definisi lingkup dan bagaimana memenuhi persyaratan diidentifikasi dalam tahap analisis persyaratan pengembangan sistem.

d.        Jadwal Kelayakan

Sebuah proyek akan gagal jika waktu terlalu lama untuk diselesaikan sebelum berguna. Biasanya ini berarti memperkirakan berapa lama sistem akan mengambil untuk mengembangkan, dan jika dapat diselesaikan dalam jangka waktu tertentu menggunakan beberapa metode seperti payback period. Jadwal kelayakan adalah ukuran seberapa wajar jadwal proyek. Mengingat keahlian teknis kami, adalah tenggat waktu proyek yang wajar? Beberapa proyek yang dimulai dengan tenggat waktu tertentu. Anda perlu menentukan apakah tenggat waktu adalah wajib atau diinginkan.

e.        Pasar dan Kelayakan Real Estate

Studi Kelayakan Pasar biasanya melibatkan pengujian lokasi geografis untuk proyek pengembangan real estat, dan biasanya melibatkan bidang tanah real estate. Pengembang sering melakukan studi pasar untuk menentukan lokasi terbaik dalam yurisdiksi, dan untuk menguji lahan alternatif untuk paket yang diberikan. Yurisdiksi sering membutuhkan pengembang untuk menyelesaikan studi kelayakan sebelum mereka akan menyetujui permohonan izin untuk ritel, komersial, industri, manufaktur, kantor perumahan, atau dicampur-menggunakan proyek. Kelayakan Pasar memperhitungkan pentingnya bisnis di area yang dipilih.

f.        Sumber Daya Kelayakan

Hal ini melibatkan pertanyaan seperti bagaimana banyak waktu yang tersedia untuk membangun sistem baru, ketika itu dapat dibangun, apakah itu mengganggu operasi bisnis normal, jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan, dependensi.

g.        Budaya Kelayakan

Pada tahap ini, alternatif proyek yang dievaluasi dampaknya di tingkat lokal dan umum budaya. Sebagai contoh, faktor lingkungan perlu dipertimbangkan dan faktor-faktor ini menjadi terkenal. Selanjutnya budaya perusahaan bisa berbenturan dengan hasil proyek.

h.        Kelayakan Keuangan

Dalam kasus proyek baru, viabilitas keuangan dapat dinilai berdasarkan parameter berikut:

·         Perkiraan total biaya proyek

Pembiayaan proyek dalam hal struktur modal, rasio utang ekuitas dan berbagi promotor dari total biaya

·           Ada investasi oleh promotor di bisnis lain

·           Proyeksi arus kas dan profitabilitas

i.          Produksi

Studi kelayakan output laporan studi kelayakan, laporan yang merinci kriteria evaluasi, temuan penelitian, dan rekomendasi.

3.      Proyek sistem

Proyek sistem adalah pengembangan sebuah sistem informasi dalam suatu organisasi.

Contoh: Proyek-proyek sistem yang bisa dikembangkan dalam sebuah Rumah Sakit adalah:

1.      Membuat sistem perancangan pendaftaran pasien baru

2.      Membuat sistem perancangan pemesanan obat-obatan

3.      Membuat sistem perancangan pembayaran gaji karyawan

4.      Membuat sistem perancangan pendaftaran rawat inap