BAB II Tinjauan Umum Sistem Informasi

TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM

Alasan perlunya pengembangan sistem :

1. Adanya masalah pada sistem yang lama .Masalah dapat berupa:
   1. Ketidakberesan
   2. Pertumbuhan organisasi.
2. Untuk meraih kesempatan (opportunities )

Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan  yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.

3. Adanya instruksi-instruksi dari pimpinan ataupun dari luar organisasi.

Karena adanya permasalahan pada, kesempatan atau instruksi, maka sistem yang baru perlu dikembangkan untuk memecahkan permasalahan – permasalahan yang timbul.

Permasalahan
Kesempatan
Instruksi
Memecahkan
Meraih kesempatan
Memenuhi instruksi

GAMBAR PENGEMBANGAN SISTEM
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peninkatan-peningkatan di sistem yang baru.
Peningkatan – Peningkatan ini berhubungan dengan PIECES :

1. Perfomance ( kinerja )
2. Information
3. Economy
4. Control
5. Efficiency
6. Service

PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM.

1. Sistem yang dikembangkan  adalah untuk manajemen.
2. Sistem yang diekmbangkan adalah investasi modal yang paling besar.

Investsi modal harus mempertimbangkan beberapa hal :

1. Bila alternatif yang diabaikan dan sudah terlanjur menanamkan dana ke suatu proyek investasi tertentu.
2. Investasi yang terbaik harus bernilai

Investasi ini baru menguntungkan jika manfaat atau hasil baliknya lebih besar dari biayanya..

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan banak orang yang terdidik.
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan  dalam proses

5. Pengembagan sistem.
6. Proses pengembangan  sistem tidak harus urut.
7. Jangan takut membatalkan proyek.
8. Dokumentasi harus ada untuk pedoman pengembangan sistem.

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM
Tahapan utama dari pengembangan sistem adalah sbb:

1. Tahapan perencanaan
2. Analisis sistem.
3. Desain sistem
4. Seleksi sistem.
5. Implementasi sistem.
6. Perawatan sistem.

PENDEKATAN PENGEMBANGAN SISTEM.
Pendekatan pengembangan sistem yang ada sebasai berikut :

1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur ( dipandang dari metodologi yang digunakan ).
2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem ( dipandang dari sasaran yang akan dicapai ).
3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun ( dipandang dari cara menentukan kebutuhan dar sistem ).
4. Pendekatan lompatan jauh lawn pendekatan berkembang ( dipandang dari cara mengembangkannya ).
5. Pendekatan  lompatan jauh lawan pendekatan berkembang ( dipandang dari teknologi yang akan digunakan).

METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM
Metodologi  pengembangan sistem adalah metode untuk mengembangkan sistem informasi. Urutan untuk pemecahan masah disebut dengan algoritma.

Metodologi pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat oleh para penulis, konsultan, peneliti dll. Metodologi yang diberikan oleh system house disebut prescriptive methodogies. Metode ini dapat dibagi menjadi  :

1. Fungsional decomposition methodologies.

Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsistem yang  lebih kecil.
Contoh metodologi ini : HIPO
2.     Data –oriented methodologies.
Metode ini menekankan pada pemecahan dari sistem kedealam modul-modul berdasarkan tipe elemen data dan tinkah laku logika modul tsb di dalam sistem.Contoh  dari metodologi ini adalah SADT ( Structured Analysis and Design Techniques ), Composite Design, Structured System analysis and design (SSAD ).
3.     Data Structured methodologies.
Metode ini menekankan struktur dari input dan output di sistem.Yang termasuk dari metodologi ini adalah JSD ( Jakson’s system development ), W/O ( Warnier/Orr ).

ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

¡  Tinjauan Organisasi
¡  Kapan perusahaan berdiri
¡  Ruang gerak organisasi
¡  Jumlah tenaga kerja
¡  Struktur organisasi
¡  Tanggungjawab dan wewenang
¡  Analisa Batasan Sistem

Disesuaikan dengan batasan analisa pada struktur organisasi.
¡  Analisa Kebutuhan sistem

Hasil analisa pada sistem yang berjalan dan untuk pengembangan inventarisasi kebutuhan.
¡  Analisa Masukan sistem

Berdasarkan Tool penggambaran sistem

¡  Nama masukan
¡  Isi ( atribut)
¡  Fungsi
¡  Sumber
¡  Media
¡  Rangkap
¡  Frekuensi
¡  Volume
¡  Format ( utput rinci )
¡  Analisa keluaran sistem
¡  Nama keluaran
¡  Isi ( atribut)
¡  Fungsi
¡  Sumber
¡  Media
¡  Rangkap
¡  Frekuensi
¡  Volume
¡  Format ( utput rinci )
¡  Analisa proses

Urutan proses yang ada didalam DAD

¡  Urutan prosedur

Urut-urutan / prosedur proses

¡  Spesifikasi proses
¡  Nama proses
¡  Masukan
¡  Keluaran
¡  Tujuan
¡  Keterangan :
¡  Analisa kontrol

Kelemahan sistem yang berjalan setelah melalui proses analisa masukan dan keluaran.
¡  Analisa Waktu

Lamanya waktu masing-masing proses

¡  Analisa Tenaga

SDM yang menangani proses

¡  Analisa perangkat
¡  Analisa h/w
¡  Analisa s/w
¡  Analisa biaya
¡  Analisa data
¡  Identifikasi kebutuhan

KEBIJAKAN PENGEMBANGAN SISTEM

Kebijakan sistem dilakukan oleh manajemen puncak karena manjemen mengiginkan untuik meraih kesempatan –kesempatan yang ada yang tidak diraih oleh sistem yamg lama yang mempunyai banyak kelemahan.
Setelah manajemen puncak menetapkan suatu kebijakan untuk mengembangkan sistem, maka mereka dibantu oleh komite penasehat/pengarah komite semacam ini biasanya terdiri dari wakil-wakil pimpinan dari masing – masing  departemen pemakai sistem dan biasanya diketuai direktur utama.

Tugas komite adalah sebagain berikut :

1. Mengkaji,menyetujui, atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan perencanaan sistem dsb.
2. Mengkoordinir pelaksanaan proyek sistem.
3. Memonitor jalannya proyek sistem.
4. Menilai kinerja fungsi-fungsi sistem.
5. Memberikan saran terhadap proyek sistem.

        PERENCANAAN SISTEM.
Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkan sistem, maka perlu perencanaan .Perencanaan sisten terdiri dari dua macam :

1. Jangka pendek ( periode 1 sampai 2 tahun ).
2. Jangka panjang ( > 5 tahun  ), jangka ini sudah tidak cocok karen perkembanga komputer yang sangat cepat.

Fungsi-fungsi dari bagian yang terkait dengan perencanaan sistem ;

1. Planning staff bertugas melakukan perencanaan sistem berdasarkan kebijakan manajemen puncak.Bila staf tidak ada, maka dapat digamti oleh departemen pengembangan sistem.
2. Departemen pengembangan sistem bertugas mengembangkan sistem sesuai rencana yang dibuat planning staff.Bila tidak ada maka dapat diganti oleh konsultan pengembangan sistem diluar perusahaan.
3. Departemen pengolahan data bertugas megnoperasikan sistem yang telah dikembangkan oleh departemen pengembangan sistem.Bila tak ada maka harus dibentuk.

PROSES PERENCANAAN SISTEM

Proses dari perencanaan sistem dapat dikelompokkan menjadi 3 yaitu :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem  yang dilakukan oleh staf perencana sistem.
2. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan   yang dilakukan oelh komite pengarah.
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan yang dilakukan oleh analis sistem.

Merencanakan proyek –proyek sistem
Tujuan untuk merencakan proyek yang akan dikembangkan nantinya.
Proses ini terdiri atas :
1         Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.

2. Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem.

Dalam perusahaan bisnis proyak sistem informasi ini dapat berupa sistim informasi  untuk :
–         Pengendalian penjualandam pemasaran
–         Pengendalian distribusi.
–         Pengendalian produksi.
–         Pengendalian keuangan.
–         Pengendalian persediaan.

3. Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem.

4    Menetapkan kendala proyek-proyek sistem.
Biasanya kendala itu adalah ;
–               Batasan dana
–               Batasan waktu.
–               Umur ekonomis dari sistem
–               Batasan struktur organisasi yang tidak bisa dirubah.
–               Batasan peraturan-peraturan.

5. Menetukan prioritas proyek-proyek sistem.

Kriteria rasional untuk menentukan prioritas sistem adalah :
–     Penghematan biaya
–     Efektifitas pemakaian
–     Kelanggengan sistem dimas depan
–     Hubungan denganproyek sistem lainnya yang juga direncanakan.
–     Kebutuhan yang mendesak
Kriteria yang tidak rasional adalah :
–     Minat yang menjadi daya tarik dari masing-masing manajemen yang berkuasa.
–     Kebanggaan yang akan ditonjolkan.

5. Membuat Laporan perencanaan sistem
6. Meminta persetujuan manajemen.

Mempersiapkan Proyek – Proyek Sistem yang akan Dikembangkan.

1. Menunjuk  team analis.
2. Mengumumkan proyek pengembangan sistem

Pengumuman dapat berupa memorandum yang dibuat oleh direktur utama dan ditujukan kepada semua manajer.

Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan.
Tugas team analis pada tahap ini ;

1. Mengidentifikasi kembali ruang lingkup sasaran proyak sistem.

Yang menentukan ruang lingkup dan sasaran adalah staf perencana dan komite pengarah.

2. Melakukan studi kelayakan / high-point review

Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menetukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak.Lama studi ini tergantung ruang lingkupnya. Studi kelayaka pada tahap awal sekali dinamakan penelitian pendahuluan yang dilakukan oleh analis sistem.Adapun penelitian pendahuluan itu adalah sbb :

1. Memahami operasi dari sistem yang lama.Dokumen yang diperlukan adalah :

–   bagan alir arus informasi
–         bagan alir sistem
–         struktur organisasi
–         deskripsi jabatan.
–         salinan dokumen-dokumen dasar
–         salinan laporan-laporan.
–         Dokumen kode rekening.

2. Menentukan kebutahan pemakai sistem secara garis besar untuk mencapai sasaran sistem ini.
3. Menentukan permasalah yang terjadi sehingga sistem yang lam belum dapat mencapai sasaran.

Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan.
Tugas team analis pada tahap ini ;
Mengidentifikasi kembali ruang lingkup sasaran proyak sistem.
Yang menentukan ruang lingkup dan sasaran adalah staf perencana dan komite pengarah.

1. Melakukan studi kelayakan / high-point review

Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menetukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak.Lama studi ini tergantung ruang lingkupnya. Studi kelayaka pada tahap awal sekali dinamakan penelitian pendahuluan yang dilakukan oleh analis sistem.


Adapun penelitian pendahuluan itu adalah sbb :

1. Memahami operasi dari sistem yang lama.Dokumen yang diperlukan adalah :

–          bagan alir arus informasi
–          bagan alir sistem
–          struktur organisasi
–          deskripsi jabatan.
–          salinan dokumen-dokumen dasar
–          salinan laporan-laporan.

2. Menentukan kebutahan pemakai sistem secara garis besar untuk mencapai sasaran sistem ini.

1. Menentukan permasalah yang terjadi sehingga sistem yang lam belum dapat mencapai sasaran.

2. Menilai kelayakan proyek sistem.
3. Kelayakan teknik

Pertanyaanya “apakah teknologi ini nantiya dapat diterapkan di
sistem?”.untuk menjawab hal ini perlu pertimbangan berikut  ;

1. Ketersediaan teknologi di pasaran.
2. Ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikannya.
3. Kelayakan operasi.

Pertanyaannya : “ dapatkah sistem ini natinya diterapakn didalam organisasi ?”
Untuk menjawab hal ini, perlu dipertimbangkan

1. Kemampuan dari personil.
2. Kemampuan dari operasi sistem untuk menghasilkan informasi.
3. Kemampuan pengendalian dari operasi sistem.
4. Efisiensi dari sistem.
5. Kelayakan Jadual

Untuk melakukan penilaian terhadap kelayakan ini digunakan tehnik kuantitatip PERT. ( Program, Evaluation, and Review Technique ).

4. Kelayakan Ekonomi.

Pertayaan penting : “ apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dibiayai dan menguntungkan ?”
Untuk menjawab perhatikan hal berikut :

1. Besarnya dana untuk mengembangkan sistem ini.

1. Manfaat yang diperoleh sistem dibandingkan dengan biaya pengembangannya.
2. Kelayakan hukum.

Pertanyaan penting : “ apakah sistem yang akan dikembangkan tidak
menyimpang dari hukum yang berlaku ?”

6. Membuat usulan proyek sistem
7. Meminta persetujuan manajemen.